A gennaio il budget del personale era perfetto. A settembre non torna più. Perché?

A gennaio il budget del personale era perfetto. A settembre non torna più. Perché?

Il vero valore non è spiegare perché il budget non torna a dicembre, ma riuscire a capirlo quando siamo ancora in tempo per intervenire.

Questa è una situazione che incontro spesso quando si guarda al costo del personale, a gennaio il budget è stato costruito, i numeri sembravano coerenti, organico previsto, costo medio, aumenti, assunzioni, straordinari, premi, ferie. Tutto torna.

Poi arrivano settembre, ottobre, novembre e qualcuno guarda il consuntivo payroll e dice: “Il budget non torna più.”

La domanda diventa quasi sempre: Chi ha sbagliato il budget?

Ma spesso la risposta è: nessuno.

Budget e consuntivo non raccontano la stessa cosa

Il budget dice: “Questo è ciò che prevediamo che accadrà.”

Il payroll consuntivo dice: “Questo è ciò che è realmente accaduto.”

La vera analisi, quindi, non consiste semplicemente nel confrontare due numeri, consiste nel capire perché sono diventati diversi.

Ad esempio, un’azienda può aver previsto un determinato organico medio.

Poi durante l’anno:

• alcune persone si dimettono;
• vengono effettuate nuove assunzioni;
• alcune assunzioni slittano;
• aumentano gli straordinari;
• intervengono scatti di anzianità, aumenti CCNL;
• vengono riconosciuti premi;
• aumentano le assenze e servono sostituzioni;
• cambiano le esigenze produttive.

Il costo finale non può quindi essere spiegato da una sola voce.

È la somma di tante piccole variazioni che, mese dopo mese, modificano il risultato.

E poi c’è un costo che il budget spesso sottovaluta: il turnover.

Immaginiamo che un dipendente lasci l’azienda.

Sembra una sostituzione a costo quasi neutro. Ma nella realtà cosa succede?

• Prima bisogna cercare la persona.
• Poi selezionarla.
• Gestire i colloqui.
• Coinvolgere HR e responsabili.
• Preparare l’assunzione.
• Gestire gli adempimenti amministrativi.
• Formare la nuova risorsa.
• Aspettare che raggiunga una piena autonomia.
• E nel frattempo può esserci una minore produttività iniziale.
• E non è detto che la prima persona assunta rimanga.
• Se dopo alcuni mesi lascia nuovamente l’azienda, il ciclo ricomincia.

Ecco perché il turnover non è soltanto: “una persona è uscita e ne abbiamo assunta un’altra.”

È un fenomeno che può generare costi diretti e indiretti e che deve essere letto anche attraverso il payroll e l’organizzazione.

Il payroll può fare qualcosa di più del consuntivo. Può diventare uno strumento di anticipazione.

Se ogni mese guardo soltanto quanto ho speso, sto leggendo il passato.

Se invece confronto sistematicamente: budget, consuntivo, variazioni, cause e andamento atteso posso iniziare a capire dove probabilmente arriverò a fine anno.

Ed è una differenza enorme.

Perché se a settembre scopro che il costo del personale è già superiore al budget, forse sono arrivata tardi.

Se invece a marzo o aprile il payroll mi segnala:

• turnover superiore alle previsioni;
• straordinari in crescita;
• assunzioni anticipate;
• aumento del costo medio;
• variazioni dell’organico;
• assenze superiori alle ipotesi di budget;

posso intervenire prima che lo scostamento diventi strutturale.

Per questo, quando mi dicono “il budget non torna”, la mia prima domanda non è: “Quanto siamo fuori budget?”, ma “Da quali eventi nasce quello scostamento?”

Perché il numero finale mi dice quanto ci siamo allontanati dalla previsione. L’analisi del payroll può aiutarmi a capire perché.